Du hast die Website-Texte bei der Agentur angefragt. Oder in einem Plugin auf „Export" geklickt. Oder ein Entwickler hat dir vor dem Urlaub noch schnell etwas geschickt. Auf jeden Fall liegt jetzt eine Datei auf dem Schreibtisch, die auf .xliff oder .xlf endet, sich in Word nicht vernünftig öffnen lässt — und jemand wartet darauf, dass du sie übersetzt zurückschickst.

Das hier ist sie.

Die kurze Antwort#

Eine XLIFF-Datei ist ein Behälter für Text, der zu einer Übersetzerin unterwegs ist und wieder nach Hause finden muss.

Die Buchstaben stehen für XML Localization Interchange File Format. Es ist ein offener Standard, gepflegt von der Standardisierungsorganisation OASIS, und es gibt ihn aus genau einem Grund: damit das System, aus dem dein Text stammt, die Übersetzung anschließend wieder an die richtige Stelle setzen kann — ohne dass ein Mensch Zeilen von Hand zuordnet.

Dieser letzte Teil ist der ganze Witz. Ein Word-Dokument mit zwei Spalten würde deine Sätze auch halten. Es würde nicht halten, dass dieser Satz die Überschrift der Über-uns-Seite und jener die Beschriftung des Kaufen-Knopfes ist.

Was tatsächlich drinsteht#

Öffnest du eine XLIFF im Texteditor, siehst du so etwas:

xml
<trans-unit id="about.headline">
  <source>We build furniture that lasts</source>
  <target></target>
  <note>Überschrift, Über-uns-Seite, maximal 45 Zeichen</note>
</trans-unit>

Vier Teile, und nur einer davon ist dein Satz:

TeilWofür er da ist
idDie Adresse. Daran findet das System die Stelle wieder, aus der der Text kam.
sourceDer ursprüngliche Satz.
targetDas leere Feld, in das die Übersetzung gehört.
noteOptionaler Hinweis von dem, der den Export gemacht hat.

Das mal jeden Satz deiner Website, und du hast die Datei. Eine mittelgroße Firmenseite sind ein paar tausend solcher Blöcke. Die Datei ist groß, aber nichts daran ist kompliziert.

Im Umlauf sind zwei Fassungen. XLIFF 1.2 ist die ältere und immer noch die mit Abstand häufigste — WPML, Xcode, Trados und memoQ schreiben sie. XLIFF 2.0 ist die Überarbeitung von 2014, innen aufgeräumter, von neueren Werkzeugen benutzt. Als Leserin musst du den Unterschied selten kennen.

Warum die Datei so abweisend aussieht#

Drei Dinge machen eine XLIFF unleserlicher als ein Dokument:

Auszeichnung im Satz. Ein Satz wie Lies unsere AGB, bevor du bestellst hat einen Link mitten drin. In XLIFF wird dieser Link zu Markup um die Wörter herum — <g id="1">AGB</g> —, weil der Link in der Übersetzung um die übersetzten Wörter stehen muss und nicht um die deutschen. Das sieht nach Krempel aus. Es ist der Unterschied zwischen einem funktionierenden und einem kaputten Link.

Platzhalter. Text wie Willkommen zurück, %@ oder Du hast {count} Artikel hat eine Lücke, die die Software später mit einem Namen oder einer Zahl füllt. Verschwindet das %@ beim Übersetzen still und leise, zeigt die App ein namensförmiges Loch — oder stürzt auf diesem Bildschirm ab.

Jeder String, in Dateireihenfolge. Exporte sind nicht nach Wichtigkeit sortiert. Der Seitentitel, ein Cookie-Hinweis, eine Fehlermeldung, die zweimal im Jahr jemand sieht — alle gleichberechtigt, alle untereinander. Es liest sich wie ein Telefonbuch, weil es eines ist.

Die eine Regel: nicht in Word öffnen#

An dieser Stelle scheitern die meisten ersten Versuche.

Word kann eine XLIFF anzeigen und bietet an, sie zu speichern. Was dabei herauskommt, ist nicht mehr die Datei, die aus deinem System kam: Die Kodierung ändert sich, Formatierung kommt hinzu, und manchmal wird die Struktur so weit umgeschrieben, dass der Import still fehlschlägt oder die Datei ohne Begründung ablehnt. Dasselbe gilt für Google Docs und für Dienste, die „XLIFF in Word umwandeln" anbieten und dir ein Dokument ohne Rückweg geben.

Gefahrlos öffnen kannst du sie mit:

  • einem einfachen Texteditor — Notepad, TextEdit im reinen Textmodus, VS Code. Nur lesen, aber nichts geht kaputt.
  • einem Viewer im Browser, etwa unserem kostenlosen XLIFF-Viewer. Er zeigt die Datei als Tabelle: links das Original, rechts die Übersetzung, darunter die Kommentare — und lädt nichts hoch.
  • einem CAT-Tool — Trados, memoQ, OmegaT, Poedit. Dafür gebaut, und für Leute bepreist, die das täglich tun.
  • dem System, das sie erzeugt hat, wenn es einen Editor mitbringt. WPML hat einen, Xcode auch.

Zu Excel eine Fußnote: Es ist ungefährlich, solange du die XLIFF nie als Excel-Datei speicherst. Der Weg XLIFF, CSV, Excel, CSV, XLIFF funktioniert, weil die IDs im CSV-Schritt in einer Spalte stehen bleiben. Genau diesen Rundweg macht unser Viewer.

Woher deine Datei kommt#

Woher sie stammt, sagt dir auch, wohin die Übersetzung zurückmuss:

  • WPML oder Polylang unter WordPress — der Export umfasst Seiten, Beiträge, WooCommerce-Produkte, Menüs. Zurück geht es durch dasselbe Plugin.
  • Xcode — Product, dann Export Localizations, legt je Sprache einen Ordner .xcloc mit der .xliff darin an. Zurück geht es über Import Localizations.
  • Trados, memoQ, Phrase, Smartcat — .sdlxliff und .mqxliff sind XLIFF mit Zusatzattributen des Herstellers. Hat dir eine Agentur so eine Datei geschickt, erwartet sie dieselbe Datei zurück und kein Word-Dokument.
  • Drupal und TYPO3 — das Modul TMGMT und l10nmgr schreiben und lesen XLIFF.
  • Angular, Symfony, Laravel — eine messages.xlf aus einem Entwicklerteam, meistens im Code-Repository gepflegt.

Wie es weitergeht#

Drei Wege, und welcher richtig ist, hängt daran, wie viel Text du hast und wie oft er sich ändert.

An eine Übersetzungsagentur geben. Korrekt, langsam und nach Wörtern bepreist — üblich sind 0,10 € bis 0,20 € je Wort für ein europäisches Sprachpaar. Achttausend Wörter in drei Sprachen landen damit ungefähr zwischen 2.400 € und 4.800 €. Für die zehn Seiten, die das Produkt verkaufen, ist das gut angelegt. Für ein Hilfe-Center, das sich wöchentlich ändert, schwer zu rechtfertigen.

Selbst eintippen. Bei einer Handvoll Einträge sinnvoll, ab ein paar hundert eine Strafe. Wenn du diesen Weg gehst, nimm einen Viewer statt eines Texteditors, damit du die Struktur nicht versehentlich beschädigst.

Durch einen maschinellen Dienst schicken, der XLIFF spricht. Die Datei geht rein, kommt mit gefüllten target-Feldern zurück, und IDs, Auszeichnung und Platzhalter überleben. Genau das machen wir: 19 € je Platz im Monat plus 10 € je Million Tokens, alle 64 Zielsprachen inklusive, und einmal übersetzter Text wird wiedererkannt und nicht noch einmal berechnet. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung geht den ganzen Weg vom Export bis zum Import durch.

Vernünftig ist meist die Kombination: maschinell über die ganze Datei, ein menschlicher Durchgang über die zwanzig Sätze, an denen das Geld hängt.

Die drei Dinge, die hängenbleiben sollten#

  1. Die IDs sind wichtiger als der Text. An ihnen findet die Übersetzung nach Hause. Nie bearbeiten, nie umsortieren.
  2. Word ist für diese Datei kein Übersetzungswerkzeug. Texteditor, Viewer oder CAT-Tool — alles andere riskiert eine Datei, die sich nicht mehr importieren lässt.
  3. Du brauchst keinen Entwickler. Exportieren, übersetzen, importieren. Der schwierigste Teil ist der Export-Dialog, und der besteht aus Ankreuzfeldern.

Wenn du erst einmal sehen willst, was in deiner Datei steht, zieh sie in den kostenlosen Viewer. Er läuft im Browser, lädt nichts hoch und sagt dir, wie viele Einträge du tatsächlich vor dir hast.